Per ogni promozione di cui ci venga affidato l'incarico della realizzazione dal punto di vista della gestione tecnica,
fiscale e amministrativa, ci atteniamo al seguente schema operativo:
- analizziamo i requisiti di fattibilità della manifestazione alla luce della normativa vigente e ne classifichiamo la categoria: operazione; concorso (di sorte, di abilità o misto); manifestazione non riconducibile alla disciplina sulle promozioni; promozione vietata; altra fattispecie;
- suggeriamo modifiche o alternative, se necessario, per adeguare la meccanica proposta alle disposizioni di legge;
- redigiamo la bozza del Regolamento da sottoporre all'approvazione del Cliente;
- stiliamo il Regolamento definitivo di attuazione della manifestazione, approvato dal Cliente, predisponiamo l'ulteriore modulistica prevista e controlliamo la regolarità e congruità della fideiussione a garanzia della corresponsione dei premi;
- verifichiamo i dati degli eventuali associati;
- predisponiamo o controlliamo (se stilato direttamente dal Cliente) lo schema sintetico del Regolamento che deve essere riportato sulle confezioni dei prodotti in promozione, o sui documenti previsti di partecipazione al concorso, o su internet o sugli altri mezzi di comunicazione prescelti;
- controlliamo i testi di comunicazione della manifestazione ai destinatari della stessa, per verificarne la congruità e la compatibilità in relazione a quanto scritto nel Regolamento presentato al competente ministero;
- trasmettiamo materialmente di persona, tramite nostro collaboratore operativo in permanenza a Roma , la pratica completa al Ministero
dello Sviluppo Economico e ritiriamo immediatamente la sua ricevuta provvisoria col timbro della data di presentazione;
- riceviamo presso i nostri uffici la documentazione relativa all'attribuzione del numero identificativo della pratica attribuitole dal citato Ministero;
- garantiamo l'assistenza diretta, personale e dedicata, presso lo stesso Ministero e/o, eventualmente, presso l'Amministrazione dei monopoli di Stato, necessaria durante tutto l'iter burocratico amministrativo della promozione;
- forniamo assistenza costante, e sempre di persona, al Cliente, per ogni incombenza relativa alla manifestazione indetta. In particolare, qualora siamo dotati di procura o mandato notarile a rappresentare il Cliente promotore, interveniamo presso il notaio o il funzionario camerale (consideriamo nostro compito sceglierli e cura il proporli), per fissare appuntamenti in relazione alle scadenze previste e presenziare alle estrazioni dei premi, al controllo di verbali redatti da giurie, alla stesura dei verbali di chiusura o a quanto altro ancora si renda necessario;
- calcoliamo l'ammontare dell'IRPEF o dell'imposta sostitutiva, dovuta periodicamente ed eventualmente a conguaglio (al termine della manifestazione), e comunichiamo tempestivamente al Cliente tempi e modalità di versamento;
- redigiamo e trasmettiamo al Ministero il modello PREMA di chiusura della manifestazione a premio e ci adoperiamo per ottenere la svincolo della fideiussione (o il reintegro della somma vincolata nella disponibilità di più ampia garanzia prestata in forma duratura e cumulativa), nei tempi più rapidi concessi;
- infine, procediamo a riunire e assemblare cronologicamente tutta la documentazione prodotta relativamente allo svolgimento della manifestazione a premio (dal primo contatto epistolare col Cliente all'ultimo documento di chiusura), in un'apposita cartella, che andiamo poi a consegnare al Cliente per l'archiviazione di legge ( salvo che, naturalmente, non abbiamo ricevuto l'incarico di provvedere a tale incombenza del mantenimento dei documenti, presso i nostri uffici).
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